Hva manuelt arbeid faktisk koster deg

Spør en bedriftseier hvor mye manuelt arbeid som skjer i bedriften, og du får et skuldertrekk og en gjetning. Spør hva programvaren koster, og du får svar på kronen, for den kommer som en faktura hver måned.

Manuelt arbeid kommer aldri som en faktura. Det ligger allerede inne i en lønn som utbetales enten uken var effektiv eller ikke, og derfor kan det gå i årevis uten at noen har bestemt seg for å beholde det.

Hvorfor ingen kjenner tallet

Tre ting skjuler det. Arbeidet er spredt tynt utover, fire minutter her og seks der, så ingen enkelt hendelse føles verdt å nevne. Det gjøres av de menneskene som er minst tilbøyelige til å klage, fordi det er de som setter sin ære i at ting ikke faller sammen. Og det har ikke noe navn: ingen kaller det «å kopiere data mellom to systemer», de kaller det «å ta fakturaene».

Så det ærlige svaret på «hvor mange timer?» er at du ikke vet, og det gjør ingen andre i bygget heller. Det er ikke en ledelsessvikt. Det er det som skjer med arbeid ingen noensinne har blitt bedt om å telle.

Ett område, én uke

Målingen er bevisst liten, for en stor måling blir aldri ferdig.

Velg ett område. Kundeservice, eller back office, eller oppfølging av salg. Ikke hele bedriften. I én uke skriver alle som jobber i det området ned hver ting de gjør for hånd, mens de gjør den.

Ingen stoppeklokke. Anslag holder, og de er nøyaktige nok på dette stadiet: forskjellen mellom fire og seks minutter kommer ikke til å endre noen beslutning du tar etterpå. Bare én regel, og den er viktig: gjør et program det allerede, skal det ikke på listen. Du teller menneskelig arbeid, ikke aktivitet.

Kolonnene som betyr noe

Én rad per oppgave, og seks kolonner. Fem av dem er der for å lage regnestykket. Den sjette er den som endrer samtalen.

Den siste kolonnen er den folk hopper over og så angrer på at de hoppet over. Den deler totalen i to, og delingen er hele poenget: noen av timene er arbeid som følger en regel hver eneste gang, og noen av dem trenger en som kjenner kunden, leverandøren eller unntaket.

Fra logg til to tall

Ganger i måneden multiplisert med minutter hver gang, delt på seksti, gir timer i måneden. Legg sammen radene, og du har det første tallet.

For det andre ganger du med hva en time av den personen faktisk koster deg. Ikke lønnen delt på timer. Det reelle tallet, med arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjon i seg, som er merkbart høyere enn tallet på lønnsslippen og det eneste som viser hva timen koster bedriften. Regnskapsføreren din har det, eller kan lage det på ti minutter.

To tall kommer ut: timer i måneden, og hva de timene koster deg på et år. Se så på delingen fra regel-eller-skjønn-kolonnen, for årstallet på regelsiden er den eneste delen noen bør snakke om å automatisere.

Hva du ikke skal bruke det til

Ikke bruk det til å vurdere folk. Loggen måler arbeidet, ikke arbeideren, og i det øyeblikket teamet ditt mistenker noe annet, slutter tallene å være sanne. Si hva det er til for før du deler det ut, og mén det.

Ikke sammenlign én persons rader med en annens. Ulike oppgaver, ulike volumer, og sammenligningen lærer deg ingenting du ønsket å vite.

Og ikke behandle totalen som et mål for bemanning. Regelsiden av delingen er arbeid du kan fjerne fra folks uker. Den er ikke en person.

Hva tallet er til for

Det er til for å bestemme, med noe virkelig foran deg, om dette er verdt noens oppmerksomhet.

Hvis et helt område ender på et par timer i måneden, har du svaret ditt, og det kostet deg en uke med notater. Hvis det ender på tretti eller førti timer i måneden, i oppgaver som følger en regel hver gang, da vet du hva du ser på og omtrent hva det er verdt, før en eneste person har forsøkt å selge deg noe.

Det er hele hensikten. Ikke et tilbud, ikke en diagnose. Et tall du ikke hadde på mandag.